La administración de la información en la nube va mucho más allá que sólo bajar los costos de las impresiones en papel. A través de esta tecnología se pueden cuantificar todos los elementos presentes y los volúmenes reales de una obra, así como poner a cada uno de los objetos un precio y sus componentes
Por Adrian Lobo
El costo es una de las consideraciones más importantes para los desarrolladores y propietarios cuando se trata de elegir a un constructor o contratista. Después de todo, su capacidad de controlar y administrar los gastos afecta directamente su capacidad de ganar contratos y entregarlos de manera rentable.
Por esta razón, la gestión de documentos de construcción basada en la nube suele representar una medida eficaz para el control de costos. Y es cierto que los simples ahorros en la reprografía e impresión, por sí solos, pueden resultar significativos.
Pero, si simplemente evitar los gastos de impresión es la razón para dejar atrás a los procesos basados en papel, es posible tener la percepción de que los beneficios superan la inversión. Ya sea debido a problemas de seguridad o sencillamente porque el equipo “siempre lo ha hecho de esa manera”, muchos contratistas continuarán ejecutando las obras a la antigua.
A continuación, enumeramos seis razones por las que es recomendable implementar este cambio.
1 Planos actualizados
Los planos y especificaciones desactualizadas son una de las principales causas de retrabajos. En los sitios que siguen usando papel, cada mañana los equipos de trabajo consultan la última versión de los diseños y especificaciones, asumiendo que las actualizaciones pertinentes se han realizado correctamente.
Mientras tanto, los constructores lanzan preguntas, identifican problemas relacionados con las condiciones actuales del sitio y comunican todos esos detalles a la cadena. Al final del día, preguntas, problemas y notas son compilados y se informan los cambios necesarios. Es de esperar que puedan resolverse para que los nuevos documentos actualizados se publiquen rápidamente y se distribuyan al equipo. Si, por casualidad, se termina operando una copia obsoleta o incorrecta de los planos, el retrabajo es inevitable.
Con la administración de documentos de construcción basados ??en la nube, el proceso se ejecuta de manera más suave. Todo el mundo tiene acceso a la última versión y los comentarios realizados en el conjunto de documentos se envían automáticamente a quienes necesitan la nueva información, mejorando la velocidad en la que se construye.
2 Continuidad de las anotaciones en los cambios de versión
En un entorno de papel es probable que las notas no sobrevivan a la siguiente versión de los documentos y toda esa valiosa información del sitio termine perdiéndose. En cambio, en un entorno digital, el responsable hace notas directamente en los documentos que se actualizan de forma automática. Del mismo modo, puede hacer anotaciones visibles para cualquier miembro del equipo que necesite revisarlas. Cuando se ha resuelto un problema, esos comentarios pueden ser cerrados y eliminados de versiones futuras, pero se mantienen como un registro en versiones anteriores.
3 Planos con hipervínculos
En un centro de trabajo tradicional basado en papel, los miembros del equipo tienen cada uno un rollo de planos de los proyectos en los que trabajan, normalmente relevantes sólo para su propia área. Por ejemplo, un constructor responsable de un sistema particular, tal como una instalación eléctrica, puede llevar solamente los archivos relevantes para su especialidad. A veces, sin embargo, es necesario entender los detalles arquitectónicos o estructurales, así como de otros sistemas para asegurarse que éstos se instalen correctamente.
Además, cuando se analizan las horas hombre de un proyecto de construcción, el tiempo pasado para localizar los archivos correctos se vuelve significativo. En cambio, en un entorno digital, los archivos pueden ser hipervínculos entre sí, para acceder de uno a otro con facilidad. Las mejores herramientas de gestión de documentos basadas en la nube identificarán e interpretarán los hipervínculos de los detalles en los planos y crearán los hipervínculos. Así que, en lugar de tener que buscar a través de las páginas, es posible profundizar en la información necesaria.
Si se desea agregar aún más contexto, se puede adjuntar un documento o una solicitud de información a las notas. Los hipervínculos tienen el potencial de conducir a un trabajo de mejor calidad, ya que eliminan la necesidad de tomar una decisión entre ahorrar tiempo y aclarar un documento relacionado.
4 Mejorar la seguridad
Una razón por la que algunas empresas optan por continuar con la documentación en papel es que están preocupados por la seguridad. Después de todo, si se sabe dónde están físicamente los documentos del proyecto, es posible tomar medidas para garantizar que permanezcan privados. En un entorno digital, la amenaza de que personas no autorizadas ingresen a los documentos es mucho más real.
Lo cierto es que cuando los archivos de proyectos digitales se manejan adecuadamente, éstos pueden estar más seguros que en papel. Los controles de archivos digitales permiten poner la información correcta en manos de las personas adecuadas, basándose en la configuración de permisos que el responsable administra. Estos son susceptibles de actualizarse, y los individuos, roles o empresas pueden agregarse y eliminarse fácilmente a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Y, en cuanto a la prevención del robo, la tecnología de seguridad de la nube ha avanzado tanto para las pequeñas y medianas empresas de construcción como los grandes consorcios.
El acceso a los documentos del proyecto es absolutamente crítico para una colaboración eficiente
5 Acceso en todo lugar y momento
¿El equipo de diseño está en China y la construcción en Nueva York? Con la gestión de documentos digitales no hay problema, pero los beneficios de acceso van mucho más allá de la fase de diseño. Para empresas internacionales, el acceso a la información, en cualquier momento y en cualquier lugar, significa que los equipos de construcción pueden colaborar y crear sistemas que hagan el trabajo más rápido y mejor.
6 Impacto ambiental
Hace años, hubo una gran tendencia para los sitios de trabajo sin papel. Los defensores hablaron de los desechos en la construcción que son atribuibles a los materiales y encontraron que el papel fue un contribuyente importante. Si bien un espacio de trabajo libre de papel nunca llegó a suceder, es un hecho que la gestión de documentos basados ??en la nube reduce significativamente el desperdicio de este material y, por lo tanto, contribuye a reducir la huella ambiental.
Con agencias gubernamentales y empresas abocadas a la búsqueda de materiales y métodos de construcción respetuosos con el medioambiente, el compromiso de una constructora de reducir el desperdicio de papel representa una ventaja competitiva.
En conjunto, estos seis beneficios de la gestión de documentos digitales en el sitio de construcción se traducen en un caso de negocio convincente para hacer el cambio. Afortunadamente, la tecnología basada en la nube para los documentos ha alcanzado tal nivel de madurez que incluso las pequeñas empresas ya son capaces de entrar en el juego y lograr eficiencia en costo y tiempo.
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Adrian Lobo
Technical Sales Specialist de Autodesk para el área de Arquitectura y Construcción en México. Arquitecto egresado del Tecnológico de Monterrey y la Universidad Politécnica de Madrid. Fue parte de la Cátedra Autodesk y desde ahí empezó a utilizar los productos para BIM de esta empresa. Después comenzó a trabajar proyectos BIM en Monterrey. Ha utilizado Revit alrededor de 10 años y es profesional certificado en este software.
