Sistemas de gestión energética y la certificación ISO 50001

Estos mecanismos constituyen una gran oportunidad para que empresas y organizaciones gestionen de forma más eficiente sus recursos. Así, podrán lograr ahorros constantes y controlados en sus consumos de energía y combustible

Por Vanessa Tirado, directora de Creara México

Cuando una organización implementa un Sistema de Gestión de la Energía (SGE) en sus instalaciones está buscando obtener un conocimiento detallado acerca de sus consumos energéticos y, derivado de ello, un mejor control de los mismos.

Si decide ir un paso más allá y lograr la certificación basándose en la norma ISO 50001, lo que pretende es conseguir un SGE de excelencia y poder obtener una aprobación externa que permita certificar que el sistema está cumpliendo con cada uno de los requisitos de la norma.

Esta certificación puede utilizarse de manera interna, ya sea para confirmar que el sistema está funcionando correctamente, o bien, emplearse de cara al exterior, para demostrárselo a terceros.

¿Cuáles son las principales ventajas de implementar un SGE basado en la norma ISO 50001?
Son varios los beneficios derivados de la implementación de la norma ISO 50001. La naturaleza de los mismos es clara desde un punto de vista medioambiental, económico, operativo y de imagen. Algunos de ellos son:

Ahorro de energía a corto, medio y largo plazo. Uno de los requisitos de la norma es el desarrollo de un plan de objetivos periódico que incluya metas bien definidas a través de: acciones para llevarlas a cabo, así como un método de seguimiento y designación de responsabilidades. Lo anterior ayudará a mantener una dinámica de ahorro constante en el tiempo.

Lo más habitual es que las cifras más grandes se alcancen en los primeros años. Esto sucede principalmente por un motivo, y es que hasta el momento de la decisión de implementar el sistema no se revisaron por completo todos los modos de operación de los distintos procesos, las responsabilidades en materia de operación y mantenimiento o la identificación de oportunidades de mejora.

Si estas tareas se realizan a cabo de manera rigurosa, se descubre que existen muchas opciones para operar de forma más eficiente. En una primera instancia, se suelen identificar posibles y numerosas mejoras en el control de los equipos y procesos, lo que se ve reflejado en un aumento en la eficiencia (habitualmente sin una inversión asociada). Cuando el SGE está más maduro, este tipo de mejoras son más difíciles de identificar

Toma de conciencia de la cantidad de energía consumida en cada proceso. Por el motivo anterior, dicha revisión permite tener una visión clara y ordenada de los consumos energéticos: su magnitud, de qué manera se encuentran repartidos por áreas o procesos, qué implicación tiene el factor humano dentro de su operación, hasta dónde se pueden mejorar los indicadores de desempeño (benchmarking interno), etcétera

Detección de las medidas de ahorro de energía. Se identificarán las medidas más adecuadas en función de los procesos con consumo energético de la organización. Dentro del apartado de revisión energética que incluye la norma, hay un requisito que solicita identificar, priorizar y registrar las oportunidades de ahorro energético de la instalación. Con ello, se establece una metodología robusta que posibilita disponer de un repositorio de medidas ya calculadas y priorizadas. Esto, a su vez, facilita que aprobarlas y ejecutarlas sea más sencillo.

Además, incluye a todas las áreas involucradas en el uso de la energía, lo que hace que perfiles clave de la operación o mantenimiento de los equipos puedan participar en esta identificación de mejoras. En consecuencia, se evita que esto quede restringido a niveles más altos del equipo de trabajo que no siempre están tan al día acerca de lo que sucede en las áreas de operación

Reconocimiento externo. Al obtener la certificación del sistema por un ente externo, se obtiene un reconocimiento de que la organización está trabajando de la manera más eficiente posible. Esto es de suma utilidad a la hora de demostrar a posibles clientes u otros actores clave (proveedores, accionistas y opinión pública), el trabajo y compromiso con el desarrollo sustentable. De algún modo, permite a la organización diferenciarse del resto, al igual que sucede con la gestión de riesgos o medioambiental

Facilita el acceso a las licitaciones tanto públicas como privadas. Cada vez más a menudo se exige como requisito para las organizaciones participantes en licitaciones de distinta índole justificar que se trabaja de manera eficiente. Con la certificación ISO 50001 este requerimiento queda superado

¿Cómo sabe una organización en qué situación se encuentra frente a una posible implementación de un SGE ISO 50001?
Partiendo de que cualquier organización, sin importar su tamaño o rubro, puede poner en marcha un SGE ISO 50001 con éxito, cabe destacar que algunas lo tendrán más fácil que otras de acuerdo con sus avances previos.

Una manera muy útil de saber en qué punto se está antes de comenzar con la implementación, es la realización de un análisis de brechas. Éste no es más que una revisión punto por punto de cada requisito de la norma para identificar si se está cumpliendo o no dentro de los procesos de la organización.

Un ejemplo sencillo, y por el que habría que partir, es el de la política energética. Si una organización cuenta con una política previa de medioambiente, seguridad o incluso integrada, ya tendría algo de avance en este punto, sólo debería hacer una revisión de la política actual con la gerencia e integrar la parte de energía, o bien desarrollar una política nueva exclusiva para la energía, pero siguiendo los lineamientos de las políticas ya existentes.

Se podría decir, en este caso, que la organización tiene un 50 por ciento de este requerimiento ya cumplido. Del mismo modo, habría que seguir requisito por requisito y, al final, hacer un balance para ver en qué punto se encuentra la organización ponderando todos los aspectos.

De esta manera, habrá organizaciones que comprobarán que están muy avanzadas en la implementación, lo que suele pasar en la mayoría de los casos, y otras a las que les quedará bastante trabajo por hacer.

De cualquier forma, lo que se pretende con la aplicación de la norma es adaptar lo que ya se hace en la organización para cumplir con los requisitos. En la mayoría de los casos, se ejecutan de un modo u otro todas las tareas, pero de lo que se trata es de reorganizarlas y documentarlas, para que queden como una metodología de trabajo fija.

Otro aspecto clave es el compromiso de la gerencia con la implementación del sistema (requisito indispensable), el equipo humano adecuado y la disponibilidad de recursos e información.

¿Cuáles son las claves del éxito de un SGE?
Desde Creara, la experiencia de haber trabajado en más de 90 proyectos de SGE, de acuerdo con la ISO 50001, ha permitido conocer cuáles son los aspectos críticos para lograr el éxito de un proceso de implementación y posterior mantenimiento.

En ocasiones, hemos sido los consultores encargados de asesorar a la organización durante el proceso de aplicación del SGE. En otros casos hemos ejecutado las auditorías energéticas que dan soporte a la fase de planificación energética del sistema, y no han faltado los clientes que nos han solicitado la revisión de su SGE tras observar que, a pesar de estar certificado, no estaba dando los resultados esperados.

Toda esta experiencia acumulada contempla no solamente los aspectos que han funcionado bien y se deben considerar como replicables, sino todos aquellos errores cometidos y observados, que obviamente se han de evitar.

Sin entrar al detalle de un documento formal de lecciones aprendidas, éstas son las claves que se han de tener en cuenta para conseguir que un proyecto de SGE finalice de manera exitosa y se mantenga en el tiempo:

1. Compromiso real de la gerencia
No es suficiente con firmar una política energética. La alta dirección debe manifestar la importancia de la gestión de la energía para la organización, por ejemplo, participando personalmente en las reuniones de lanzamiento del proyecto de implementación del sistema.

Además, la organización debe asumir que la implementación de un SGE requiere un esfuerzo, al menos en dos sentidos:

a) Estructural
Se debe adaptar, en mayor o menor medida, tanto la estructura organizacional como a la física para permitir el buen funcionamiento del sistema

b) Económico
Se deben cubrir costos internos, derivados de horas de trabajo de empleados o acciones de mantenimiento; así como externos, procedentes de horas de ingeniería, consultoría o implantación de equipos de medida

2. Alineamiento de los miembros de la organización
Un SGE no es un proyecto de la Gerencia o del área de Sustentabilidad solamente. Toda la organización debe de estar alineada, de manera que las diferentes áreas implicadas (Mantenimiento, Operaciones, Calidad, Medioambiente) lo tomen como algo propio. Esto pasa necesariamente por mantener al personal informado y comprometido, lo que exige una adecuada comunicación interna.

3. Equipo de trabajo interno y externo
La formación del equipo de trabajo responsable de la gestión de la energía en el seno de la organización es crucial para la correcta implementación y posterior mantenimiento del sistema.

El caso ideal contempla que dicho equipo esté liderado por una persona implicada y con autoridad suficiente para dinamizar el proyecto. El equipo debe ser equilibrado, por lo que resulta interesante incluir un miembro con un perfil de buen conocedor del aspecto energético y otro con un perfil de buen conocedor de los sistemas de gestión.

Igualmente, si la organización no cuenta con personal suficientemente formado en la materia, puede decidir contratar a una empresa o profesional externo especializado que le apoye en el proceso.

En esta cuestión, el personal externo implicado en la ingeniería y consultoría necesaria debe poseer experiencia no sólo en los SGE, sino también en procesos y sistemas para desarrollar con garantías la revisión energética, incluyendo la línea base, el desarrollo de indicadores de desempeño, la detección de puntos de medida, la identificación de mejoras en procesos, controles operacionales y de mantenimiento, además de la generación de un balance energético acorde con la realidad de la instalación.

Clave 4: Disponibilidad de datos
El SGE requiere ser alimentado por diferentes fuentes de datos, generalmente energéticos y de cálculo de las actividades que se llevan a cabo en las instalaciones. En la medida en que estén disponibles de forma completa y detallada, será posible levantar indicadores y líneas base estadísticamente más solventes y de más provecho para la organización. En el caso de no existir datos históricos, se debe comenzar lo antes posible con su recopilación.

Conviene, como primer paso, identificar qué información será necesaria para el sistema: consumos eléctricos, de combustible, variables externas al consumo como datos climáticos, porcentajes de ocupación de la instalación, diferentes variables asociadas a la materia prima entrante, entre otros.

En este sentido, disponer de una adecuada red de captación de datos de naturaleza energética, principalmente, resulta clave a la hora de dar solidez y fiabilidad al sistema. No consiste en instalar de manera indiscriminada analizadores de redes, sino determinar cuáles son los puntos más interesantes en los que medir y desarrollar un proyecto acotado de medición, determinando la mejor tecnología y el nivel de detalle de la información que se pretende obtener.

¿Es conveniente implementar un SGE?
En muchos casos, las organizaciones se “asustan” al ver la cantidad de requisitos que tiene un SGE ISO 50001 y creen que la dedicación que se le debe proporcionar es demasiado elevada para los resultados que se obtienen. Nada más alejado de la realidad.

Si bien es cierto que la norma cuenta con un buen número de requisitos, todos ellos indispensables para el éxito en la gestión energética, conviene resaltar que éstos deberán adaptarse a la situación de cada instalación en el momento de la implementación.

Es importante no tratar de llegar siempre hasta el más pequeño detalle en cada requisito, sino centrarse en cumplirlo dentro de las posibilidades de cada instalación. Poco a poco se podrá ir afinando más y el sistema será más completo a medida que se vaya trabajando sobre el mismo.

Por otro lado, el fin último de un sistema de gestión energética ISO 50001 es el uso eficiente de la energía, lo que suele implicar en la mayoría de los casos un ahorro, o eléctrico o térmico, que inevitablemente conlleva un ahorro económico.

Por muy general que se aborde el sistema durante el primer año de implementación, siempre se va a conseguir un ahorro de un modo u otro, y a medida que se vaya trabajando sobre él se seguirán obteniendo ahorros que harán trabajar de una manera más eficiente a la organización.

Vanessa Tirado López
Licenciada en Ciencias Ambientales por la Universidad de Alcalá de Henares. Cuenta con un máster en Gestión y Control Ambiental Empresarial por la Universidad Antonio de Nebrija de Madrid y está certificada en el protocolo CMVP de Medida y Verificación. Fue consultora en ahorro energético y cambio climático en España y estuvo al frente de la oficina de Creara en Chile. Actualmente, se desempeña como directora de Creara en México.